Após planejar, organizar e liderar, a última e definitivamente não menos importante função da administração é o controle, e isso inclui delegar funções. Os controles devem ser aplicados às diferentes áreas do negócio para medir o desempenho e garantir o sucesso.
Sem a devida diligência nas áreas de controle, um negócio pode ser bem-sucedido. Mas com controles devidamente definidos e aplicados, um sucesso ainda maior pode ser alcançado.
Controles Físicos da loja de automóveis
Em um ambiente de reparo de automóveis, os controles devem ser aplicados ao estoque, prestação de serviços e equipamentos.
Independentemente de as peças serem armazenadas no estoque e usadas ou compradas e usadas imediatamente, deve haver procedimentos de manutenção de registros claramente definidos para garantir que todos os estoques sejam contabilizados.
As políticas de garantia de qualidade devem ser decretadas e aplicadas para garantir o nível adequado de prestação de serviço.
Essas políticas devem se aplicar não apenas ao processo de reparo, mas a todos os aspectos da interação com o cliente.
Os equipamentos utilizados no processo de reparo devem ser mantidos em boas condições de funcionamento e devem ser verificados conforme necessário.
Definir e aplicar controles humanos: Esta área de controle começa com o processo de contratação. Os procedimentos devem ser seguidos para garantir que os critérios adequados sejam empregados nas seleções de contratação. Treinamento e desenvolvimento são componentes integrais na gestão de recursos humanos.
Devem ser decretados controles que reforcem essa área tanto da perspectiva da gerência quanto do funcionário. Os procedimentos de desempenho e avaliação devem ser decretados e seguidos para que os funcionários tenham clareza sobre as expectativas da administração e sejam responsáveis pela qualidade de seu desempenho.
Aplicar controles de informações: os dados dentro de uma empresa devem ser controlados de forma diligente. Os dados de marketing e previsão devem ser tratados com o máximo cuidado. Os registros de clientes e reparos devem ser gerenciados e protegidos e cópias de backup devem ser armazenadas fora do local regularmente. A informação é um bem valioso e deve ser tratada como tal.
Controlar as finanças da empresa: orçamento e a gestão financeira são fundamentais para o sucesso do negócio. O retorno sobre o investimento deve ser aplicado a todas as despesas. As despesas de marketing, vendas e operacionais devem ser avaliadas e medidas e comparadas com os níveis de desempenho esperados.
Tipos de tarefas que você deve delegar
1. Tarefas pequenas e simples que você pode até gostar
O problema com pequenas tarefas, como enviar alguns e-mails curtos, agendar reuniões, reservar voos para viagens de negócios e tarefas semelhantes, consomem muito mais tempo do que parecem.
Cada um é pequeno, mas juntos, eles podem preencher horas deixando você com a sensação de que você fez muito, mas nem tocou nas tarefas mais importantes. No entanto, estas são as tarefas que uma gestão deve cuidar em primeiro lugar.
2. Tarefas tediosas que exigem pouca habilidade
Copiar e colar dados de uma ferramenta de e-mail marketing para o CRM pode parecer até relaxante, após reuniões estratégicas que consomem muita energia.
Mas não vale o tempo de um gerente. Se você não pode comprar uma ferramenta multifuncional ou automatizar coisas, o melhor é delegar essa tarefa a um assistente.
4. Tarefas especiais
Na melhor das hipóteses, uma determinada tarefa é sempre realizada pela pessoa mais qualificada para realizá-la. Se algo não se encaixa na sua, digamos, especialidade própria, talvez seja a tarefa perfeita para outra pessoa.
Você deve se perguntar de vez em quando se escolheria a si mesmo para fazer um determinado trabalho ou outra pessoa, mesmo que tenha se acostumado a lidar com eles.
5. Tarefas demoradas
Claro, é sempre particularmente perigoso para a produtividade, assim que certas tarefas levam muito tempo. Uma vez que estas comecem a se tornar uma distração das tarefas realmente importantes, você deve pensar em delegá-las.
Portanto, o ideal é delegar de tarefas demoradas, a menos que haja restrições legais ou que exijam seu compromisso pessoal ou sua experiência e conhecimento.
